Fasilitator ved prosjektgjennomføring i olje- og gass industrien

 

  • ODA AS er et konsulentselskap som arbeider med å utvikle de mest kritiske verdiskapende prosesser i våre kunders virksomheter. Et særlig viktig kompetanse- og satsningsområde er utviklingsprosjekter i olje- og gass industrien.
  • ODA har kompetanse fra arbeide internt hos ledende kontraktører. Blant annet har Ledende Partner arbeidet i 7 år som organisasjonsdirektør i en av de største hovedkontraktorer innen olje og gass, og har siden 1994 arbeidet som konsulent i ODA as med å forbedre prosjektgjennomføring for oljeselskap, hovedkontraktorer og underleverandører.
  • ODA har siden etableringen I 1993 opparbeidet spisskompetanse knyttet til både tradisjonelle og integrerte samarbeidsformer. Vårt hovedmål er å bidra til at prosjektorganisasjonen har gode kontraktuelle, organisatoriske og kulturelle forutsetninger for å nå sine mål. Vi jobber også mye med å optimalisere kritiske tverrfaglige arbeidsprosesser.




Fokus for ODAs arbeid i oppstart og gjennomføring av effektive prosjekter

 

  • Optimalt kontraktuelt rammeverk
  • Hensiktsmessig organisering og gjennomføringsstrategi tilpasset prosjektfase
  • Effektivt oppstartsprogram
    • Felles forståelse og aksept for organisasjonsmodell, kontrakt og insentiver
    • Klare roller og ansvar
    • Tillit og åpenhet
    • Identifikasjon og eierskap til prosjektet
    • Utnyttelse av ”best practice” og gjensidig utfyllende styrker
  • Innovasjon og kreativitet i forbedring av arbeidsprosesser
  • Analyse av potensielle muligheter og hindringer



Tverrfaglige arbeidsmøter som fokuserer på analyse av potensielle muligheter og problemer

  • Tverrfaglige systematiske metoder for tidlig å avdekke og håndtere muligheter og problemer
  • Sikre at uidentifiserte muligheter tidlig identifiseres og gripes
  • Sikre at mulige problemer tidlig identifiseres og mottiltak iverksettes
  • Brukes mot de kritiske milepæler og leveranser teamet står overfor
  • Fokuserer ikke kun på ”det tekniske”, men sikrer strukturert arbeid og innsikt rundt teamets forutsetninger for å nå mål (mål, organisering, ressurser, plan, holdninger, omgivelser etc.)
  • Bearbeiding av samarbeid, åpenhet og teamarbeid i praksis, som oppleves umiddelbart nyttig og lærerikt



Sømløs EPCIC Gjennomføring på tvers av kontrakts og bedriftsgrenser
 

  • Kontinuitet i nøkkelpersonell og fokus på tvers av EPCIC utfordringer for å sikre kvalitet og effektivitet gjennom fasene:
    • Involvering av personell fra senere faser for å sikre løsninger tilpasset sluttprodukt, med dets krav til kvalitet, fremdrift og kost
    • Personell fra tidligere faser sikrer støtte, erfaring og spesifikk produkt kunnskap i senere faser
  • Effektive tiltak for å sikre sømløs EPCIC gjennomføring på tvers av bedriftsgrenser og kontraktsgrenser
    • Samarbeidsavtaler
    • Insentivmodeller
    • Arbeidsprosesser
    • Tillitskapende tiltak



”Helsesjekk” på prosjektgjennomføring
 

  • Vi jobber på ulike nivåer (styre, ledelse i basisselskaper, prosjektledelse, disipliner, leverandørsamarbeid) for å fremme forutsetninger for effektiv prosjektgjennomføring. Modellen til høyre illustrerer viktige mål som vi jobber mot sammen med våre kunder.
  • Modellen viser også de faglige prinsippene i ODA modellen, som anvendes til å illustrere nåsituasjon og definere intervensjoner.


Eksempler på problemstillinger og ODAs intervensjoner

 

Sentrale erfaringer ODAs intervensjoner
Sikre felles klarhet/eierskap/tiltro til arbeidsomfang, tidsplan og målbudsjett

Unngå insentiver som skaper grobunn for suboptimalisering, redusert åpenhet, mistillit, og manglende motivasjon til å trekke kraftfullt i samme retning
  • Kontraktsanalyse – vurdere styrker og svakheter i kontrakt og insentivmodell i forhold til atferd for å få partene til å fokusere på felles mål
  • Tilrettelegge for systematisk forbedringsprosess for å:
    • Redefinere scope of work
    • Redefinere schedule og milepæler
    • Redefinere målbudsjett
    • Redefinere insentivmodell
  • Bistå styret i å utforme og tilrettelegge program for iverksetting av kontrakts- og gjennomføringsmodell



 

Sentrale erfaringer ODAs intervensjoner
Styret
  • Sikre klarhet i mandat
  • balansert fordeling av posisjoner
  • Sørge for tillit og bemyndigelse fra basisorganisasjoner
Prosjektledelse
  • Felles forståelse for roller, ansvar, myndighet
  • Bemyndigelse av prosjektleder
  • Åpenhet og tillit
  • Bistå Styret og ledelsen av det integrerte team å utforme og iverksette oppstartsprogram i styret og ledelsen
  • Tilrettelegge for kontinuerlig forbedringsprosess gjennom systematiske arbeidsmøter i styret og ledelsen av prosjektet/det integrerte team
  • Organisasjons- og klimaundersøkelser
  • Tilrettelegge program for multidisiplin involvering i prosjektenes ulike faser – bistå ledelsen i iverksetting av effektiv modell for EPCIC gjennomføring



Sikre Effektiv samhandling mellom Kunde og leverandør på strategisk, administrativt og operativt nivå

ODA AS har erfaring i å bistå som 3 part i å utvikle effektive samarbeidsformer på alle nivå mellom kunde, kontraktor og leverandør innen prosjektgjennomføring

Eksempler på Arbeidsprosesser

 

Sentrale erfaringer ODAs intervensjoner: Bistå som fasilitator for prosjekt forbedringer
Forebygge og sikre forbedringstiltak ved volumdrevet kontrakt Unngå økt offshore scope Kostnadseffektive arbeidsprosesser Økt evne til å legge til rette for sømløs EPCIC prosjektgjennomføring Unngå at Kontraktør bygger backlogg Effektiv porteføljestyring Proaktiv rapportering – sikre åpenhet om det som ikke går bra Integrasjon av operatørkunnskap Sikre kontinuitet i personell
  • Forbedringsprosess i styringsgruppe – virkningsfulle insentiver, målbudsjett og tillit
  • Bygge fleksibilitet og god samarbeid for forcasting av offshore aktivitet
  • Kartlegge og iverksette forbedret multedisiplin arbeidsprosess
  • Optimalisering av prosjektgjennomføringsmodell
  • Forcaste SOW – tverrfaglige arbeidsmøter mot kunde rundt offshore plan
  • Effektivt system for knippeorganisering av prosjekter, tverrfaglig ressursstyring og kampanjestyring
  • Tverrfaglige risikoavklarende møter (APP) mellom leverandør og kunde mot total portefølje
  • Forbedring rette mot å integrere driftspersonell i EPCIC prosjektgjennomføring
  • Multidisiplint ”kjerneteam” pr plattform for å sikre erfaringsoverføring



Effektiv team aligmnent

Med utgangspunkt i prosjektets arbeidsomfang (arbeidsflyt og sjekklister) gjennomføres arbeidsmøter mellom prosjektansvarlig, prosjektering, salg og drift i prosjektet med følgende tema:

 

  • Etablere felles mål for prosjektet
  • Etablere spilleregler for effektivt samarbeid
  • Etablere 5-10 strategier som forteller hvordan / hva prosjektet vil legge vekt på for å nå målsettingene

  • Tydeliggjøre budsjetter og hvilke økonomiske mål prosjektet setter seg internt. Detaljere framdriftsplan

  • Etablere prosjektorganisasjon med klare roller, ansvar og rapporteringslinjer. Fordele ansvar for den enkelte sjekkliste. Identifisere og rekruttere personell

  • Første analyse av risiko og muligheter – etablere system for kontinuerlig risikostyring


Program for involvering av prioriterte leverandører



Sentrale verktøy i ODAs bistand til utvikling av effektive modifikasjonsprosjekt og V&M rammeavtaler

 

  • ODA har etablert en detaljert beskrevet metode for samarbeidstrening innad hos leverandører, og mellom kunde og leverandør. Følgende er en overordnet illustrasjon av oppstartsprosess over 1 år ved innfasing av ny rammekontraktør.
  • Programmet kan med en viss tilpassning og skreddersøm, effektivt møte behov i ulike nye samarbeids konstellasjoner, så vel som vedlikeholde og revitalisere etablerte relasjoner.
  • Viktige verktøy og moduler for strukturert utvikling er:
  • Treningsprogram for integrerte team
  • Arbeidsmøter for avklaring av mål, strategier og organisering
  • Arbeidsmøter for avklaring av enheters og individuelle roller, ansvar og myndighet
  • Samarbeidstrening mellom styre og Ledergruppe - forventningsavstemming
  • Arbeidsprosess og arbeidsmøter mellom kunde og leverandør for å sikre riktig portefølje og forcasting
  • Modell for effektiv porteføljestyring av prosjekter – ”prosjektkontor med verktøy og mandat”
  • Risikoreduksjon gjennom tverrfaglig ”Analyse av Potensielle Problemer – APP”, med enkelt dataverktøy og erfaringsmodul
  • Kultur og klimaundersøkelse
  • Årlig plan for kontinuerlig forbedring i leverandørorganisasjonen
  • 3 parts bidrag i konfliktløsning internt i samarbeidskonstellasjoner, og mellom kunde og leverandør


Generisk modell fra idé til ferdigstillelse